IT VECTURA TMS – ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ТРАНСПОРТНОЙ ЛОГИСТИКОЙ ОТ РОССИЙСКИХ РАЗРАБОТЧИКОВ

В рамках специального выпуска, посвященного 27-му Петербургскому Международному Экономическому Форуму, Деловой журнал RBG (Russian Business Guide) провел интервью с архитектором и разработчиком IT Vectura TMS Ириной Киселевой.

Современная система управления перевозками(ТМS) должна не только автоматизировать логистические процессы, но и обеспечить абсолютную прозрачность информации о нахождении груза и стоимости его перевозки для всех участников транспортной цепочки. Первым российским решением в этой области стала разработка компании INTHEME LAB — система IT Vectura TMS. О возможностях и преимуществах ТМS системы IT Vectura, а также о том, какие преимущества дает внедрение TMS экспедиторам и торговым компаниям, нам рассказала архитектор и разработчик IT Vectura TMS Ирина Киселева.

— Ирина Анатольевна, зачем нужно управлять перевозками транспортно-логистическим компаниям — понятно. Это их бизнес и нужно иметь специальную систему, чтобы профессионально оказывать услуги экспедирования. Но зачем TMS нужна торговым и производственным компаниям?
— Данная система имеет широкие возможности: она позволяет планировать потребность в транспорте, строить оптимальные маршруты, использовать свой и заказывать сторонний транспорт, а также контролировать статус доставки грузов; централизованно доводить планы отгрузки и доставки до всех удаленных подразделений, а также поставщиков и складских операторов; независимо от сложности цепочки поставок и видов транспорта, точно знать, на сколько «прибавил в цене» груз на каждом этапе перевозки. TMS также позволяет полноценно работать не только с транспортными, но и с сопутствующими услугами: таможня, хранение, страхование, погрузо-разгрузочные работы. Кроме того, с точки зрения управленческого учета — учитывать все логистические расходы в одном месте гораздо удобнее.

— Сейчас на рынке появилось много сервисов, которые представляют собой публичные биржи, где грузовладельцы могут найти перевозчиков под свои потребности. Заменяют ли такие площадки TMS?
— Если говорить о полнофункциональной TMS, которая покрывает всю цепочку процессов, включающую получение заказов, планирование, оптимизацию, исполнение, а также расчеты и распределение затрат, то, конечно, привлечение исполнителя под отдельные задачи не может заменить полноценную TMS. В этом случае я рекомендовала бы настроить интеграцию с такими площадками. На самом деле крупные и даже средние грузоотправители, ориентированные на долгосрочное сотрудничество с постоянным кругом перевозчиков, предпочитают создавать единое информационное пространство с поставщиками услуг на базе собственной TMS, где в полной мере можно управлять процессами, требованиями и политикой конфиденциальности.

— Что представляет собой TMS для экспедиторов? Ведь для них это не просто вспомогательная функция, а основной бизнес, и нужны какие-то более расширенные возможности?
— Да, для экспедиторов TMS становится основной учетной системой, в которой и ведется вся основная деятельность. С каждым днем к уровню качества логистических услуг предъявляются все более высокие требования, среди которых повышение точности планирования и доставка в срок — это само собой разумеющиеся вещи, но клиенты хотят быть более осведомленными о статусе перевозки, получать данные онлайн и иметь возможность самостоятельно пользоваться информационным сервисом по мере необходимости. Таким образом о качестве логистических услуг клиенты во многом начинают судить по уровню автоматизации процессов у экспедитора и его готовности делиться информацией. Информационная система для экспедитора — это реальное конкурентное преимущество и воплощение выработанной им за годы работы бизнес-практики: от клиентской базы и истории взаимоотношений до базы транспортных решений, тарифов и подрядчиков на различных направлениях. С другой стороны — это витрина, лицо компании, имидж и способ соответствовать запросам клиентов. Хочу добавить, что в системе важна проработка именно финансовой стороны, чтобы можно было полноценно работать с доходной и расходной частью по заказам клиентов.

— Какие преимущества даст TMS торговым и производственным компаниям? Может быть лучше пользоваться услугами профессионалов и отдавать эту функцию на аутсорсинг?
— Развитие всегда идет поступательно: от основных процессов к вспомогательным. Если с учетной системой уже все в порядке, работа склада тоже отлажена, а транспортная логистика все еще не охвачена положительным влиянием всеобщей автоматизации и упорядочивания, то можно задуматься о хорошем комплексном решении, которое увяжет воедино всю цепочку поставок. Ведь как бы ни был хорош товар, который вы производите или только перепродаете, транспортная логистика в любой момент может оказаться слабым звеном в цепочке «от заказа до оплаты». Именно отсутствие задела на будущее в управлении перевозками поставит под угрозу самые амбициозные планы по расширению дистрибуции и наращиванию продаж. Конечно, можно срочно обратиться к профессиональным 3PL-операторам, дистрибьюторам и переложить на них ответственность за доставку. Это здорово упростит жизнь вашим логистам, а, возможно, вообще от них можно будет избавиться за ненадобностью, но вместе с этим вы теряете контроль над ситуацией, контакт с клиентами и вообще — часть бизнеса. Хорошо выстроенная транспортная логистика может стать конкурентным преимуществом и частью стратегии развития.

— В чем конкретно выражается автоматизация в TMS? Что система делает за пользователя и как понять, что перед нами именно автоматизированная система, избавляющая логистов от ручного труда?
— Первое, что приходит в голову при автоматизации в транспортной логистике — это, конечно, маршрутизация. Но это далеко не единственное, что может и должно быть автоматизировано. В общем виде настоящая автоматизация рутинных процессов — это когда система может в нужный момент самостоятельно воспроизвести то, чему ее один раз научили. В хорошей TMS должно быть предусмотрено все необходимое для того, чтобы сначала смоделировать ваш бизнес (через настройки логистической сети, тарифов, правил, ограничений), а потом уже научиться самостоятельно принимать решения и действовать нужным образом в определенных ситуациях. Это могут быть решения по выбору той или иной схемы перевозки, по выбору перевозчиков исходя из их долей и правил, правила сверки и утверждения счетов к оплате. Только это дает идеальный баланс между усилиями по ведению операций в системе и отдачей от ее использования в виде оптимальных и точных планов, своевременных уведомлений, аккуратного документооборота и полной аналитической отчетности.

— Даже если компания полностью самостоятельно занимается своей транспортной логистикой, в процессе перевозок могут быть задействованы сторонние организации. Как предполагается взаимодействовать с ними в рамках TMS, ведь существуют определенные требования к безопасности и конфиденциальности информации?
— Любая современная TMS должна быть доступна через интернет из любой точки на различных клиентских устройствах с различными операционными системами. Для нее не требуется локальная установка программного обеспечения. Это то, что ожидают сейчас все. Современная логистика — это не только перемещение грузов, но и своевременная доставка информации всем заинтересованным сторонам. Без отлаженных коммуникаций по всей цепочке поставок доставить груз точно в срок совершенно невозможно. В идеальном варианте — информационный поток должен всегда успевать за товарным, а лучше — опережать его. Когда предполагается доступ в систему большого числа пользователей с совершенно разными задачами, на первый план выходит возможность создать для каждого из них удобную рабочую область и ограничить доступ только к необходимому объему данных. Это основа правильной логистики информации. Нами была разработана система IT Vectura TMS, где доступ к данным, меню и функциям системы регулируется в зависимости от роли пользователя (планировщик, диспетчер, перевозчик, сотрудник склада) и настраивается индивидуально в виде рабочей области. IT Vectura TMS предусматривает легкое подключение к системе новых филиалов и их сотрудников, перевозчиков и складов. Для работы в системе необходимы только доступ в интернет, ссылка на сайт, логин и пароль. А далее, согласно бизнес-процессам, можно выстраивать порядок обмена информацией между внутренними и внешними пользователями и систему уведомлений, которая будет работать по запросу, по событию или по установленному графику.

— Насколько TMS должна учитывать специфику различных видов транспорта? Есть системы строго для ж/д перевозок, для авто или для авиаперевозок? Какова доля специфики в общем функционале?
— На самом деле профессиональные TMS системы стремятся к унификации как модели данных, так и всех процессов, добавляя специфику только там, где это объективно необходимо. Например, в IT Vectura TMS модуль управления ж/д перевозками реализован как дополнительный и позволяет обогатить перевозки по ж/д плечам необходимыми данными и документами, синхронизированными с системами РЖД. Но это никак не нарушает общую логику планирования, отслеживания и расчетов. В системе могут быть реализованы любые виды транспортных решений: прямые и сборные, городские и междугородние автоперевозки; железнодорожные, морские или интермодальные перевозки со сменой видов транспорта, промежуточными перегрузками и хранением; консолидация, накопление и деконсолидация грузов в процессе перевозки.

— TMS чаще воспринимается как система, где логисты составляют маршруты, ищут машины и следят за их движением, а финансовая сторона этого вопроса перекладывается на сторону учета и бухгалтерии.
— По факту у многих компаний сами маршруты перевозок очень простые и ничего особенного от планирования не требуется, но TMS нужна как система для ведения договоров и согласованных тарифных сеток с подрядчиками для контроля выставляемых счетов. IT Vectura TMS позволяет работать с входящими и исходящими счетами за перевозки (если мы говорим о логистическом операторе), учитывает плановые и фактические расходы, НДС и мультивалютность. Поддерживает автоинвойсинг и автоматическую сверку входящих счетов.

— Если подвести итог, то что самое главное должна уметь TMS? В чем смысл таких систем?
По сути, ТМS должна позволять моделировать реальные процессы транспортировки, а затем фиксировать факт их реального завершения: погрузки, перевозки, разгрузки, таможенного оформления, оформления транспортных документов и т.п. Чем ближе эта модель к реальности, достаточно детализирована и пополняется данными в режиме реального времени, тем большую прозрачность мы получаем, большие возможности действительно управлять процессом транспортировки.