20 вопросов, которые необходимо задать перед внедрением WMS

Команда экспертов в области автоматизации складских процессов предлагает чек-лист, который поможет принять решение о внедрении WMS

Цели и задачи внедрения систем управления складом

В современном бизнесе управление складом играет ключевую роль в обеспечении успешной логистики. Внедрение Системы управления складом (WMS — аббр. от англ. Warehouse Management System) позволяет перейти от ручного управления к управлению на основе данных, обеспечивая прозрачность и контролируемость всех складских операций. Ожидаемый результат от комплексной программы для склада — повышение эффективности работы склада за счет автоматизации процессов, уменьшения ошибок, снижения издержек и улучшения качества обслуживания клиентов.

Цели и задачи внедрения систем управления складом значительно шире, чем просто автоматизация рутинных операций. WMS — это комплексная информационная система, призванная оптимизировать склад, включая все аспекты деятельности: от приема и размещения товаров до отгрузки и инвентаризации. Основной целью системы является эффективное управление складом по правилам и алгоритмам, установленным в функционале конкретной системы, а также настраиваемым при ее внедрении и эксплуатации.

Однако, перед тем как приступать к дорогостоящему и трудоемкому проекту внедрения WMS, необходимо провести тщательный анализ целесообразности. Необходимость в системе определяется рядом факторов, включая масштабы бизнеса и особенности конкретного склада.

Для того чтобы понять, нужна ли складу система класса WMS, стоит определить, что из себя представляет система управления складом и для каких целей она внедряется.

При инициации внедрения проекта необходимо ответить на 3 основных вопроса:

1. Что даст внедрение сервиса для управления складом?

2. Когда окупится проект автоматизации склада?

3. В каком объеме окупится проект?

Причины неэффективных проектов

Как правило, подрядчики, внедряющие системы WMS, не менее заинтересованы в успешном проекте, чем заказчик: любая ИТ компания, специализирующаяся на складской логистике, рассчитывает на получение успешного проекта и рекомендации заказчика в свое портфолио. Но, к сожалению, исследования эффективности внедрения систем WMS, проведенные Координационным советом по логистике, показывают, что более 80% складов используют функциональные возможности внедренных систем WMS в пределах 15%, и только 12% складов используют функциональные возможности систем WMS более, чем на 90%. Одна из основных причин низкой эффективности — недостаточный анализ потребностей бизнеса перед началом проекта. Часто выбирается слишком сложная или неподходящая система, не учитываются особенности складских процессов.

При детальном изучении причин такой ситуации специалисты стали погружаться в сами проекты. И после общения с подрядчиком пришли к следующим выводам:

1. Отсутствует детальная проработка складских бизнес-процессов. Автоматизация процессов происходит без их модернизации и оптимизации

В любом бизнес-процессе всегда есть вероятность того, что есть какие-то узкие места, неэффективные операции и ненужные шаги. При автоматизации неэффективных процессов на выходе мы получим автоматизацию неэффективных бизнес-процессов. Подход сохранения текущих процессов в системе управления складом является неправильным.

Поэтому, прежде чем автоматизировать и внедрять IT-систему в какую-либо сферу деятельности компании, необходимо проанализировать бизнес-процессы: нарисовать схему, сделать описание процессов и понять, какие шаги неэффективны. Это можно сделать силами сторонней консалтинговой команды, либо силами своих сотрудников, которые понимают бизнес-процесс.

2. Шаблонность внедрения

Как правило, WMS-системы уже содержат в себе функционал, который можно использовать, но шаблонность внедрения на примере уже существующего кейса не гарантирует успех, так как каждый бизнес уникален.

Говорить «все стандартно, есть приемка-отгрузка, необходимо адресное хранение» — это исключительно поверхностный подход. Склады разные даже у одной компании, потому что, в первую очередь, разные условия, люди, материалы, ресурсы и т.д.

Попытка подогнать склад, на котором тиражируется система, под тот функционал, который есть в системе, ломает бизнес-процесс и, соответственно, делает его неэффективным.

3. Отсутствует качественная нормативно-справочная информация

Следующий момент — это отсутствие качественной нормативно-справочной информации. Нормативно-справочная информация должна быть структурированной, упорядоченной и актуальной. Где-то есть отдельные подразделения, занимающиеся именно нормативно-справочной базой и мастер-данными, где-то есть отдельные люди, где-то закупщики занимаются основными записями материалов или карточек товаров. В зависимости оттого, какая система используется, они могут называться по-разному.

Поэтому, прежде чем идти в проект, необходимо изучить свои бизнес-процессы, оптимизировать их и после этого принять решение о внедрении.

Как правильно оценить необходимость внедрения WMS

Для успешного проекта следует понимать, что находится в системах управления складом, что в них должно быть для того, чтобы сравнить со своими потребностями, не излишен ли функционал системы управления складом сравнительно с бизнесом.

Определить потребности своего склада можно с помощью ГОСТ: открыть документ и оценить, насколько решение соответствует наполнению по части функционала и нужно ли оно вам.

Иным более эффективным вариантом является составление перечня функциональных требований к системе автоматизации склада. Использовать можно также национальный стандарт ГОСТ, в котором расписан весь функционал системы управления складом, и отметить, необходим ли тот или иной функционал в вашем случае.

Критерии оценки и их влияние на решение о покупке системы WMS

Успешное внедрение WMS требует комплексного подхода, включающего тщательный анализ потребностей и процессов бизнеса, учет индивидуальности складских помещений, выбор подходящей системы, а также подготовка качественной нормативно-справочной информации. Только при соблюдении всех этих условий стоит ожидать повышение эффективности складской деятельности и достижение запланированных результатов. Игнорирование любого из этих аспектов может привести к потерям ресурсов в рамках проекта.

Исходя их проектного опыта, наша команда экспертов в области автоматизации складских процессов предлагает чек-лист из 20 вопросов, который поможет принять решение о внедрении WMS. Отправьте заявку для того, чтобы получить готовый список, который позволит вам сэкономить ваши финансовые и временные ресурсы при выборе системы для склада.

Внeдрениe WMS — это шаг к эффективному управлению вашего бизнеса. Не упустите возможность улучшить свою складскую логистику и увеличить прибыльность вашего бизнеса. Выбирайте не только надежные системы управления складом, но и опытную команду, которая поможет вам реализовать успешный проект.