TMS-система: критерии выбора и зачем она нужна бизнесу

Компании стремятся к сокращению затрат с помощью автоматизации логистики, но стоит отметить, что для решения задач по управлению транспортом используются не только системы класса TMS.

Способы решения задач по управлению транспортом

Сокращение расходов на логистику и увеличение прибыли являются первостепенными задачами для любого предприятия, особенно в условиях постоянно растущих цен на топливо, услуги экспедирования и прочие сопутствующие расходы. Оптимизация транспортных процессов — ключевой элемент достижения этой цели. Многие компании успешно справляются с этой задачей, используя автоматизацию, но выбор инструментов далеко не всегда очевиден. Хотя системы управления транспортом (TMS) являются наиболее эффективным решением, на практике часто применяются и другие подходы, каждый со своими преимуществами и недостатками. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные варианты.

1. ERP-системы. Предназначены для учета и управления ресурсами предприятия. Но их основная задача — отражение фактов, поэтому логистические функции в ERP ограничиваются сохранением данных о созданных заказах и рейсах и не обеспечивают полноценного управления транспортом.

2. CRM — это управление взаимоотношениями с клиентами. Частично решают задачи управления транспортом, особенно, когда необходим функционал логистического или тарифного калькулятора. Следует понимать, что CRM не содержит полноценного набора транспортных функций. Их функционал ограничивается продажами и поддержкой клиентов.

3. Системы с частичным функционалом TMS (система управления транспортом). Разные системы могут решать определенные задачи управления транспортом, но не обеспечивают полного покрытия всех базовых потребностей, необходимых для эффективного управления транспортными процессами.

4. TMS — система управления транспортом. TMS предполагает полное покрытие задач компании по управлению транспортом и обладает следующими возможностями:

— Планирование маршрутов с учетом всех ограничений и требований к перевозке.
— Управление ресурсами с помощью возможности контроля расхода топлива.
— Упрощенный расчет стоимости перевозки и возможность точного планирования отгрузок.
— Отслеживание всей цепочки поставок в режиме реального времени.
— Объединение операций внутренних подразделений, клиентов и поставщиков на единой веб-платформе.
— Распределение логистических затрат на готовую продукцию.
— Объективная оценка эффективности и качества сервиса. Удобный оперативный анализ деятельности на основе статистики.

Для внедрения конкретного решения необходима оценка целей и бизнес-задач компании. Внедрение ПО в компании — индивидуальный процесс. Важно, чтобы программа соответствовала потребностям бизнеса, его отрасли, а также могла вписываться в структуру предприятия с учетом его особенностей.

Цели и задачи внедрения TMS

Рассмотрим цели и задачи, которые стоят перед компаниями при внедрении системы управления транспортом. Важно отметить, что не всем компаниям необходима TMS. Для некоторых достаточно использования Excel, ERP или CRM. Все зависит от конкретных целей, которые необходимо достичь, и задач, которые нужно решить.

Так для чего же нужна отдельная TMS? Какие цели преследуются и с помощью каких задач они решаются?

Цель 1: Снижение логистических затрат на перевозку сырья и готовой продукции.

Какие задачи решаются для достижения данной цели?

a) Оптимизация маршрутов с учетом различных ограничений.

b) Выбор оптимального перевозчика для каждой конкретной перевозки. Требует анализа вариантов перевозки с использованием различных провайдеров транспортных услуг.

c) Повышение утилизации оборудования и определение оптимального баланса парка ТС. Включает в себя определение оптимального баланса между собственными и привлеченными ТС.

d) Логистический/тарифный калькулятор — важный инструмент, суть которого заключается в предоставлении логистических решений, с точки зрения стоимости, времени и определения нужного подрядчика.

e) Отчетность. Включает в себя оперативный доступ к актуальной аналитической отчетности, что позволяет анализировать затраты в разрезах производств и продукции.

Цель 2: Повышение уровня сервиса в связи с ростом бизнеса.

Достижение этой цели требует решения следующих задач:

a) Формирование плановых сроков исполнения на всех этапах перевозки. Может начинаться с регистрации на контрольно-пропускном пункте (КПП) на объекте погрузки и заканчиваться прибытием на последнюю точку, включая Lead time отгрузки.

b) Регистрация факта исполнения. Позволяет отслеживать, как выполняются запланированные операции и выявлять возможные отклонения от графика.

c) Управление незапланированными событиями и инцидентами. TMS должна позволять фиксировать подобные события.

d) Интеграция с системами телематики и различными сервисами IoT также играет ключевую роль в повышении уровня сервиса.

e) Поддержание ритмичности отгрузок и разгрузок. Контроль подачи транспортных средств (авто, ЖД, КТК) на территории завода позволяет избежать задержек и обеспечить бесперебойный процесс.

Цель 3: Повышение качества управления транспортными перевозками как сервиса.

Для достижения этой цели необходимо решить несколько ключевых задач:

a) Объединение и унификация логистических операций всех производственных единиц группы на общей логистической платформе.

b) Определение оптимального баланса парка транспортных средств, включая как собственные, так и привлеченные ресурсы.

c) Введение номерного и количественного учета транспортных средств.

d) Согласование стоимости за перевозки. Для этого TMS должна поддерживать механизмы self-billing и сверки счетов.

e) Наконец, важным аспектом является допретензионная деятельность, как входящая, так и исходящая, а также отправка результатов в EDI и учетные системы.

Цель 4: Вертикальная и горизонтальная масштабируемость решения с учетом роста компании.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

a) Создание единого информационного пространства для логистики, которое позволит интегрировать все логистические процессы и данные в одной системе.
b) Унификация процессов и отчетности. Стандартизация процессов позволяет сократить время на выполнение операций и улучшить качество отчетности, что критически важно для принятия обоснованных логистических решений.
c) Повышение технологичности бизнеса. Внедрение современных технологий и переход на более продвинутые решения позволяет улучшить качество обслуживания, повысить конкурентоспособность компании.
d) Открытые API и B2B/B2C-решения для взаимодействия с клиентами и поставщиками сырья, экспедиторами и сервисными компаниями позволяют интегрировать всех участников логистической цепочки. К примеру, личные кабинеты для взаимодействия с клиентами и поставщиками позволяют обеспечить глубокую интеграцию с поставщиками логистических сервисов на единой площадке для обмена транспортными заказами, статусами и счетами.

Как выбрать TMS-систему? Основные критерии:

1. Полное функциональное покрытие с учетом целей и задач бизнеса
2. Возможность интеграции с иными системами
3. Возможность подключения как внутренних, так и внешних пользователей в ЛК
4. Наличие гибких механизмов настройки отчетов
5. Масштабируемость и адаптивность
6. Безопасность

Ожидаемые эффекты от внедрения:

1. Единая информационная платформа для взаимодействия всех участников транспортной сети
2. Уменьшение ошибок при транспортировке, оперативное реагирование
3. Повышение операционной эффективности, контроль расходов
4. Автоматическое планирование перевозок с учетом основных параметров: регион, время доставки, стоимость
5. Блок оперативной и управленческой отчетности

Выбор системы управления транспортом зависит от специфики бизнеса и масштаба транспортных операций. Для небольших компаний может быть достаточно CRM-системы или системы с частичным функционалом TMS. Однако, для крупных компаний с развитой логистической инфраструктурой наиболее эффективным решением является использование полнофункциональной TMS-системы, которая позволит оптимизировать все аспекты транспортных процессов, сократить затраты и повысить прибыльность. Важно учитывать интеграционные возможности выбранной системы с уже существующими на предприятии ERP и CRM системами, чтобы избежать дублирования функций и обеспечить бесперебойный обмен данными.

Для внедрения конкретного решения необходима оценка целей и задач бизнеса. Только при грамотной оценке процессов, а также инфраструктуры компании можно прийти к успешной реализации проекта внедрения ПО.

Компания INTHEME LAB занимается автоматизацией логистики и консалтингом более 15 лет. Команда проводит аудиты бизнес-процессов, внедряет 1C и SAP, а также разрабатывает собственное ПО под задачи компании. Оставьте заявку, чтобы получить бесплатную консультацию и аудит ваших бизнес-процессов.