ООО «Оренбургвторчермет» внедрил систему взаимоотношений с поставщиками лома на базе платформы IT Vectura TMS

ООО «Оренбургвторчермет» начала свою деятельность в 2006, является наследником традиций ломопереработки и одним из крупнейших предприятий Оренбургской области. Компания является дочерним предприятием АО «Уральская Сталь», основным поставщиком металлолома на данный комбинат, тем самым обеспечивая его бесперебойное снабжение качественным ломом черных и цветных металлов в необходимом количестве.

Важными составляющими стратегии развития компании являются сервис и клиентоориентированность. В рамках данной стратегии в 2024 году ООО «Оренбургвторчермет» было принято решение о создании специализированной цифровой площадки для упрощения процесса подачи и согласования заявок на продажу лома крупными поставщиками и последующего планирования и отслеживания исполнения поставок лома с учетом различных условий поставки: FCA, СРТ, DAP.

Цифровая платформа должна не только поддерживать функциональность личных кабинетов поставщиков лома, но и быть основным рабочим инструментом логистического подразделения, ответственного за организацию и контроль доставки лома до места переработки, в том числе по данным информационных сервисов РЖД – ЭТРАН и Дислокация вагонов.

Вызовы
Основным вызовом для компании являлся трудоемкий процесс сопоставления планов поставок лома на основании согласованных заявок от поставщиков лома с фактическими данными исполнения поставок из различных источников: ЭТРАН и Дислокация вагонов для ЖД поставок и информация от перевозчиков/грузоотправителей для авто поставок.

Непосредственно процесс формирования планов поставок в ручном режиме не позволял в каждый момент времени оценивать уже согласованные объемы и принимать оперативные решения по утверждению поступающих заявок.

Отсутствовала удобная система планирования и последующего исполнения распределения объемов между различными собственниками подвижного состава.

Задачи
Для достижения всех заявленных целей проекта предстояло решить следующие задачи:

1. Настройка личного кабинета поставщика для ввода заказов на поставку лома, статусной модели и процессов согласования заказов между поставщиками и логистами, с автоматическими уведомлениями по электронной почте на каждом этапе по заданным шаблонам.

2. Консолидация объемов по направлениям на следующий месяц в виде отчета по принятым в работу заказам, подготовка и отправка запроса провайдерам для получения подтверждение доступного количества подвижного состава и ставки за предоставление на следующий месяц.

3. Получение и загрузка ставок провайдеров за предоставление подвижного состава, анализ и распределение объемов необходимого количества подвижного состава по направлениям между провайдерами в виде обязательств по количеству ТС.

4. Автоматическое планирование рейсов по заказам с учетом распределения объемов между провайдерами на заданный период, формирование плановой себестоимости рейсов по поставкам с оплатой.

5. Загрузка ЖД Накладных из ЭТРАН и автоматическое сопоставление с запланированными рейсами: получение фактического веса груза, назначение номера вагона на сопоставленный рейс, регистрация событий исполнения согласно состоянию ЖД Накладной, корректировка плановой провозной платы по данным из накладной.

6. Загрузка ЖД Дислокации, создание ЖД Накладных сторонних плательщиков и автоматическое сопоставление с запланированными рейсами под доставку поставщиков: назначение номера вагона на сопоставленный рейс и регистрация Событий исполнения согласно состоянию ЖД Накладной.

7. Распределение фактических затрат на выполненные Заказы поставщиков.

8. Формирование оперативной отчетности по статусу исполнения поставок и распределенным затратам по направлениям поставок.

Процесс внедрения
Внедрение системы осуществляла компания-интегратор ООО «Интем Лаб» совместно с экспертами ООО «ИТ Вектура». Для успешной реализации проекта команда исполнителя использовала максимально практический подход:

С первой недели проекта бизнес-заказчик получил доступ к прототипу системы, на котором проводится практический курс обучения на основе сквозного целевого процесса исходя из начальных требований. Это необходимо для общего представления о бизнес-процессах в системе и для того, чтобы пользователи начали постепенно формулировать требования в терминах системы и с учетом ее стандартной функциональности. Кроме того, у пользователей появляется возможность сразу же практиковаться в системе, повторять и закреплять изученные сценарии.

По ходу проекта исходный прототип системы настраивался в соответствии со специфическими требованиями бизнеса, вместе с этим происходила последовательная детализация технического задания. Этап уточнения требований длился вплоть до середины проекта, что позволило гибко расставлять приоритеты по мере выяснения полной картины границ проекта.

Для проверки промежуточных результатов регулярно проводилось сквозное тестирование решения в виде специальных рабочих сессий с ключевыми пользователями. Параллельно в рабочем порядке велось итеративное тестирование решений по настройке и изолированное тестирование каждой разработки на стороне проектной команды исполнителя. По результатам отлаженные процессы передавались ключевым пользователям в виде задокументированных детальных сценариев тестирования с пошаговыми инструкциями.

В ходе всего проекта происходило обучение, передача компетенций по продукту, что позволило создать внутренний центр компетенций на стороне заказчика, способный принять на себя решение оперативных задач и обучения конечных пользователей.

Результаты
Внедрение системы позволило создать удобную площадку для подачи и согласования заявок на продажу лома, упростить коммуникации и отладить информирование о статусе поставок лома.

Настроена и отлажена процедура приглашения поставщиков лома на площадку ЛомСервис и процесс работы в личном кабинете поставщика, который включает как возможность подачи и отслеживания процесса согласования заявок, так и возможность контроля исполнения поставок по принятым заявкам.

Автоматизированы наиболее трудоемкие процессы в работе логистического подразделения: планирование поставок, распределение объемов потребности в подвижном составе между провайдерами и сопоставления плановых поставок с данными ЭТРАН и Дислокации.

Реализована загрузка ЖД Накладных согласно стандартной инструкции обмена данными ЭТРАН и файлов дислокации вагонов в формате выгрузки из личного кабинета РЖД для обеспечения.

Реализована необходимая оперативная отчетность для отслеживания статуса исполнения поставок и виджеты для наглядного представления текущего статуса обработки заявок.